小規模事業者にも36協定は必要？知っておきたい残業・休日労働のルール
「従業員が少ない会社でも、36協定は必要なのだろうか」
「残業代はきちんと支払っているから、特に問題はないはず」
中小企業の経営者の中には、このように考えている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、法定労働時間を超えて労働させたり、法定休日に労働させたりする場合には、原則として36協定の締結・届出が必要です。
これは、従業員が数人しかいない小規模な事業所であっても変わりません。
今回は、36協定の基本的な仕組みや、締結・届出に当たって押さえておきたい注意点について解説します。
1．そもそも36協定とは？
36協定とは、正式には「時間外労働・休日労働に関する協定」のことです。
労働基準法第32条では、原則として、労働時間は1日8時間・週40時間以内と定められています。
また、同法第35条では、原則として毎週少なくとも1日の休日を与えることが求められています。
これらの法定労働時間や法定休日のルールを超えて労働させる場合に、原則として必要になるのが36協定です。
労働基準法第36条に規定されていることから、「36協定」と呼ばれています。
ここで重要なのは、36協定が必要になるかどうかは、従業員数だけで決まるわけではないという点です。
例えば、従業員が5人の事業所でも、法定労働時間を超えて残業させる場合には、原則として36協定が必要になります。
一方、所定労働時間を超えていても、法定労働時間内に収まっている場合には、直ちに36協定が必要になるとは限りません。
例えば、所定労働時間が1日7時間の従業員が1時間延長して働いた場合、その日の労働時間は8時間です。
週の労働時間も40時間以内に収まっているなど、ほかの条件にも問題がなければ、この1時間は法定時間外労働には当たりません。
反対に、1日の労働時間が8時間以内であっても、週の労働時間が40時間を超えれば、原則として法定時間外労働が発生します。
ただし、法定時間外労働に当たらない場合でも、契約上の労働条件や賃金の取扱いは別途確認する必要があります。
2．36協定が必要になるのはどんなとき？
業種を問わず、日々の業務の中では、予定していた勤務時間を超えて仕事をしなければならない場面があります。
例えば、次のようなケースです。
- 業務量が多く、所定の勤務時間内に仕事が終わらない
- 顧客対応が長引き、退勤時刻を過ぎてしまう
- 月末や決算期などに業務が集中する
- 突発的なトラブルへの対応が必要になる
- 人員不足などにより、予定していた業務が終わらない
これらの業務によって法定労働時間を超えて労働させるのであれば、原則として36協定を締結し、労働基準監督署に届け出ておかなければなりません。
なお、所定労働時間を超えた業務がすべて法定時間外労働になるわけではありません。
実際の始業・終業時刻や所定労働時間、法定労働時間などによって判断する必要があります。
また、休憩時間中であっても、電話対応や来客対応を求められるなど、実際には労働から離れられない場合には、労働時間として扱う必要が生じることがあります。
「少しの残業だから大丈夫」「忙しい時期だけだから問題ない」と考えるのではなく、まずは実際の勤務状況を確認することが大切です。
3．36協定を締結・届出していれば、残業時間に制限はない？
36協定を締結して届け出れば、どれだけ残業させてもよいというわけではありません。
時間外労働には、法律上の上限が定められています。
原則として、時間外労働の上限は月45時間・年360時間です。
臨時的な特別の事情があり、特別条項付きの36協定を締結する場合でも、次のような上限を守る必要があります。
- 時間外労働は年720時間以内
- 時間外労働と休日労働の合計が、単月100時間未満
- 時間外労働と休日労働の合計について、2～6か月の各平均がすべて月80時間以内
- 月45時間を超える時間外労働は年6か月まで
特別条項は、通常予見することのできない業務量の大幅な増加など、臨時的な特別の事情がある場合に限って設けるものです。
単に人手不足が続いているから、あるいは恒常的に忙しいからという理由だけで、安易に特別条項に頼ることは適切ではありません。
また、特別条項を設けた場合でも、時間外労働の上限がなくなるわけではありません。
業務量や人員配置を踏まえ、時間外労働が過度に発生しない仕組みを検討することも重要です。
4．36協定で見落としたくない注意点
36協定については、締結・届出の有無だけでなく、手続きや運用にも注意が必要です。
従業員代表の選出方法
労働者の過半数で組織する労働組合がない事業場では、労働者の過半数を代表する者と協定を締結することになります。
この従業員代表は、使用者の意向によって指名してはいけません。
管理監督者に該当しないことに加え、36協定を締結する代表者を選出することを明らかにしたうえで、投票や挙手などの方法により、労働者の過半数が支持していると認められる形で選出する必要があります。
経営者が特定の従業員を代表者に指名している場合や、親睦会の代表者などが自動的に従業員代表となっている場合は、選出方法に問題がないか確認しましょう。
従業員数が少ない事業所でも、この手続きは省略できません。
協定の有効期間と更新
36協定には有効期間を定める必要があります。
有効期間は、定期的な見直しの観点から、1年間とすることが望ましいとされています。
※実務上も1年間とするケースが一般的です。私は今のところそれ以外見たことないです。
一度届け出れば、その後も永久に有効というわけではありません。
有効期間が終了した後も時間外労働や休日労働をさせる場合には、改めて協定を締結し、届出を行う必要があります。
そのため、毎年の更新時期を管理し、届出が漏れないようにしておくことが大切です。
また、1年の起算日については、時間外労働の管理期間との関係も踏まえて設定する必要があります。
例えば、1月や4月など、社内で管理しやすい時期を起算日にする方法も考えられます。
給与計算や年度管理などと関連付けておけば、更新時期を把握しやすくなるでしょう。
届け出た内容と実際の運用
36協定を届け出ていても、協定で定めた時間を超えて時間外労働をさせることはできません。
また、協定の対象となる労働者や業務の範囲、時間外労働をさせる場合の具体的な事由などについても、実態と協定内容が合っているか確認する必要があります。
36協定を作成して終わりにするのではなく、勤怠記録などを通じて実際の労働時間を把握し、協定の内容に沿って運用できているかを確認しましょう。
5．残業代を支払っていれば、36協定がなくてもよい？
残業代を適切に支払うことと、36協定を締結・届出することは、別の問題です。
例えば、法定労働時間を超えて働かせた場合、使用者には原則として36協定の締結・届出が必要であり、時間外労働に対する割増賃金の支払義務も生じます。
つまり、残業代を支払っていたとしても、必要な36協定を締結・届出していなければ、それだけで法令上の問題が解消されるわけではありません。
反対に、36協定を締結・届出していても、割増賃金の支払いが不要になるわけではありません。
時間外労働や休日労働については、36協定と賃金の両面から適切に管理する必要があります。
尚、余談ですが36協定は原則提出した日（起算日が届出日より後の場合は起算日）から効力が発生します。
よって、後から提出しても無届期間の残業があれば、法違反のままです。
6．自社の36協定を確認してみましょう
最後に、次の点を確認してみてください。
- 法定労働時間を超える残業や法定休日の労働が発生していないか
- 必要な36協定を締結し、労働基準監督署に届け出ているか
- 従業員代表の選出方法に問題はないか
- 36協定の有効期間が切れていないか
- 協定で定めた時間や対象範囲を超えて労働させていないか
- 実際の労働時間を把握し、割増賃金を適切に支払っているか
36協定は、単に労働基準監督署に提出する書類ではありません。
法定労働時間を超える労働や法定休日の労働について、必要な手続きを踏み、適切に管理するための仕組みです。
特に小規模な事業所では、特定の従業員に業務が集中したり、残業が常態化したりすることも考えられます。
日々の業務を円滑に進めるためにも、現在の勤務実態と36協定の内容を一度確認してみてはいかがでしょうか。
当事務所では、中小企業の労務管理に関するご相談を承っております。
36協定の締結・届出や、労働時間管理について不安がある場合は、お気軽にご相談ください。
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（動物病院用となっていますが、どの業種でも基本的には対応可能です。）
